仕事を先延ばしないために気をつけていること

仕事や家の事、ブログを書くこと、しなければならないことやしたいことは沢山あるのに、ついつい先延ばしになってしまうことは良くあります。それに対抗するために、心がけていることを紹介します。

締め切りを把握する

何事も目標をはっきりさせることが必要です。やるべき事に締め切りがある場合には、それを越したらそもそも目標は達成されませんので、まず、それを最初にきちんと把握する必要があります。

私は、締め切りを把握した時点で、取り敢えずその場でPCのカレンダーアプリに入れてます。そして、その仕事の性質に合わせて、締め切りの前に通知が来るように設定をします。

これは、その時に行動を起こさなければ手遅れになるところよりも少し余裕をもって通知が設定します。どのくらい前に通知したら良いかは、経験を積んで学習するしかありません。

例えば、忘れがちなゴミ捨ての日は１日前の昼に通知が来るようにしていますし、銀行の振り込みなどは、余裕を持って6日前とかに通知が来るようにしています。

私が使っているMacのカレンダーアプリでは、「毎週」とか「毎月第一金曜」のように定期的に起きるイベントの設定もできるので便利です。

ここでの注意点は、締め切りが無い事に関しては、締め切りは考えないということです。これは全く個人的な性格の問題ですが、「いついつまでにこれをやるぞ」という目標の立て方は上手くいったことがないからです。

むしろ、締め切りを無理やり立てたことが心理的重荷になって捗らないことが多いです。そして自分で決めた締め切りを過ぎてしまった場合、急激にやる気を失います。

未来は予測できないのですから、やりたい時にやるという気楽な方が私にはあっています。目標を常に心の中に置いておいて、日々の行動の選択をそれに照らして行っていけば、自ずと目標に近付いていることがこれまでの経験から言えると思います。

小さく始める

締め切りを把握したら、いよいよ仕事をはじめなければなりません。これはよく言われることですが、何事も始める時に一番の心理的負担がかかるため、なかなか手を付けられません。

そのようなときには、小さく始めるというのが効果的であることが分かっています。例えば、取り敢えずファイルを作ってみて、文章のタイトルだけ仮に決めてみるとかです。これなら、対して心理的負担なく行うことができます。

いったん始めてしまうと、人間とは面白いもので、慣性が働いて作業を続けていくことができます。

そもそも、何かを始めるというのは、大なり小なり未知の事に挑戦するわけですから、恐怖心でてくるのは当然です。それを認めて、そういうものだと客観的になることが重要です。

中断は中途半端に

上の「小さく始める」の応用ですが、作業が長期間に渡るものの場合には、中断するポイントをきりの良い所ではなく、あえて中途半端な所にしておくのが良いようです。

例えば、ブログの記事を書いているならば、段落の最後までいって中断するのではなく、文の途中で敢えて止めておく、といった感じです。

こうしておくことで、作業の再開がとても楽になります。

完璧を目指さない

これも重要な点です。仕事のクオリティにこだわりすぎると、極端に時間がかかってしまいます。これは、80%-20%の法則とも言って、多くの現象に当てはまることが知られています。例えば、世の中の金の80%は上位20%の人が持っているとか、店の売上の80%はお得意さんの20%の客から生み出されるとか等などです。

仕事のクオリティに関して言えば、80%のクオリティは20%の時間で達成できるということです。残りの20%のクオリティの為に更に80%の時間を使う必要があるでしょうか。

残りの20%のクオリィティにこだわった結果、締め切りに間に合わなければ、クオリティはゼロです。

そもそも、自分の能力のポテンシャルが10である時に、出て来るもののクオリティが8だろうと10だろうと気にする人はそんなにいません。世の中には、1000とかの人が沢山いるのですから（自分が1000だという自覚がある人はこだわったら良いと思います）。

また、昔の美術や建築では、完璧にしてしまうとそこから崩壊が始まるという考えから敢えて完璧でない状態で完成とするということも行なわれています。日光東照宮の陽明門の逆柱の話などは有名ですね。作品も人も、なにか欠点があった方が、むしろ心に残ったりするものです。